Решение задач на тему: Анализ существующих систем. Обоснование необходимости применения систем электронного

Введение

Современный порядок ведения дел на предприятиях и в организациях требует большого объема работы с документами. Базовой единицей информации в теории управления документами является непосредственно документ. Понятие электронного документа включает в себя не просто файл (набор символов, слов, таблиц, диаграмм, изображений и мультимедийных данных), а целую совокупность таких файлов разных типов - составных частей документа, правила их обработки, связи с другими электронными документами, информацию о маршруте движения документа и многое другое. Обязательным является наличие у документа регистрационной карточки - набора реквизитов документа (вид документа, регистрационный номер, краткое содержание и другие атрибуты). В таком виде документ становится базой построения системы электронного документооборота - системы, организующей полный жизненный цикл документа, начиная от регистрации и заканчивая списанием в архив.

Поиск, утверждение и согласование становятся довольно сложными и обременительными процедурами, исключить которые, не представляется возможным. Единственно эффективным подходом в подобной ситуации является использование современных технологий и максимальная автоматизация всех этапов работы с документами. К тому же, появление за последние время достаточного количества доступных вычислительных мощностей и качественного программного обеспечения к ним делает подобное решение легко реализуемым и экономичным.

Автоматизация документооборота позволяет более продуктивно организовывать работу предприятия. Быстрое получение бумажного и электронного образцов документа посредством использования технологий сканирования, распознавания и печати документа, делает легко доступным переход от бумажной версии документа к электронной и обратно. Таким образом, открывается способ безболезненного переноса документов из бумажного представления в электронное, при этом появляется возможность использования преимуществ компьютеров. Рынок систем управления документооборотом в нашей стране представлен программными решениями, как российских разработчиков на базе приложений иностранных компаний и на базе собственных разработок, так и несколькими иностранными брэндами. Отечественный софт лучшим образом учитывает специфику российского документооборота, нежели ПО иностранных производителей, и дело здесь в несколько других принципах построения западного документооборота. Рассмотрим, какие существуют возможности для разрешения проблем, связанных с документооборотом предприятия, открывающиеся после внедрения и последующей эксплуатации такой системы.

Автоматизация документооборота предприятия позволяет повысить исполнительскую дисциплину, что осуществляется за счет улучшения контроля исполнения поручений по документам. Эффективная система уведомлений и напоминаний заранее предупреждает всех должностных лиц о приближении сроков исполнения распоряжений. При помощи формирования сводных отчетов и журналов легко составить полную картину работы, как отдельных сотрудников, так и предприятия в целом.

Сэкономить время удается на всех этапах деятельности сотрудников за счет использования интеллектуальных технологий работы с документами. Автоматическая генерация номера, подстановка текущей даты, использование справочников и словарей позволяет уменьшить время регистрации и избежать ошибок, связанных с заполнением реквизитов документов. Средствами системы осуществляется мгновенный поиск документов, вместе со всеми вложениями и связками, и поручений по их содержанию и любой комбинации реквизитов, с заданием списка или диапазона значений, логических условий. Возможно формирование индивидуальных маршрутов прохождения документов.

Хранение документов любых форматов, наличие удаленного доступа к системе с компьютера, подключенного к сети Интернет и архивное хранение документов позволяет организовать Единое информационное пространство предприятия. Поэтому пользователи системы получают максимально полную информацию по всем запрашиваемым данным.

Обеспечение информационной безопасности достигается разграничением прав и защитой от несанкционированного доступа, а также защитой от сбоев и возможностью восстановления данных.

В базе данных к каждому документу приписывается пользователь или группа пользователей, которые имеют на него либо полный, либо частичный доступ. Порой пользователь, которому не предоставлен доступ к документу, даже не догадывается о самом его существовании. Разграничение прав пользователей совместно с использованием ЭЦП обеспечивает комплексный контроль обеспечения безопасности документа. Причем, если в случае бумажного документа, содержащего более чем одну страницу, подпись ставится только на последнем листе, то в случае электронной версии подпись ставится одновременно для всех страниц, а так же сопутствующих документах.

Помимо различных технических критериев, важным аспектом является экономическая целесообразность нововведения. Внедрение системы электронного документооборота по критерию экономичности так же является выгодным. Доказательство этого содержится в цифрах. При бумажном документообороте цена одного документа по разным оценкам варьируется от 10 до 100 рублей. Практика показывает, что если в результате роста бизнеса и увеличения штата сотрудников на 20% было принято решение о внедрении системы электронного документооборота, то экономия, относительно даже первоначальной цифры расходов, до роста штатов, составляет 30%. При массовом переходе на электронный документооборот цена одного документа дополнительно снижается за счет сокращения расходов на выпуск документов, ускорение их обработки, уменьшения объемов хранения.

Но, пожалуй, главное, чего в итоге удается достичь в результате внедрения системы электронного документооборота - это повышения оперативности и качества принятия управленческих решений за счет более адекватного отражения реальной ситуации в управленческой модели.

улучшения оперативности и качества обработки информации;

уменьшения времени и трудоемкости создания документации;

обеспечения накопления и хранения информации;

автоматизированной работы;

повышения точности и достоверности информации;

автоматизированного создания необходимых отчетов;

Разработка данной системы является актуальной, так как возникающие проблемы с поиском информации и созданием отчетов приводят к потере рабочего времени, остановке рабочего процесса, потере информации. Поэтому быстрая и бесперебойная работа автоматизированной системы является одной из главных задач, производящей учет и контроль. В соответствии с этим очевидна необходимость существования программного обеспечения, позволяющего быстро и своевременно находить и обрабатывать необходимые данные.

Для данной кафедры проект является новшеством, возможности на закупку нового программного обеспечения невелики. Данная работа предоставляет возможность более эффективного функционирования, а также обеспечения своевременности выполнения поиска и распечатки необходимых данных, что позволит увеличить производительность целом. Проект упрощает работу специалистов и процесс поиска и учета информации и контроля.

В ходе работы определены цели и назначение разработки системы, автоматизируемые функции. Проведено обоснование разработки проекта, определена входная и выходная информация, обоснован выбор общего программного обеспечения, языка программирования и описание структуры проекта.

На основании выполненного анализа создан программный продукт, позволяющий решить поставленные задачи.

В первой главе основной части данной работы представлен анализ существующих систем обучения и средств их разработки, выделены их достоинства и недостатки.

Во второй главе описаны цели, назначение и выделена технологическая сущность задачи, а также описана входная и выходная информация.

В третьей главе описан алгоритм работы программного обеспечения, определены данные, которыми должна оперировать создаваемая система, и представлена схема базы данных, на которой основана система.

В четвертой главе приведены средства разработки программного обеспечения, выбор и обоснование операционной системы.

В пятой главе обоснован выбор технических средств.

В шестой представлено руководство пользователю.

В седьмой главе представлен расчет себестоимости разработки программного продукта.

В восьмой главе решаются прикладные задачи по безопасности жизнедеятельности.

Оглавление

- Введение

- Анализ существующих систем

- Обоснование необходимости применения систем электронного документооборота

- Выводы по ценам и функциональным возможностям

- Выводы по сегментации рынка

- Обоснование необходимости разработки

- Техническая модель

- Топологическая модель

- Регламент и режим работы

- Программная модель

- Информационная модель

- Описание постановки задач

- Характеристика задач

- Цель и назначение системы

- Входная информация

- Нормативно - справочная информация

- Выходная информация

- Требования к системе

- Описание алгоритмов

- Общие положения

- Определение данных, которыми должны оперировать автоматизируемые функции

- Описание программного обеспечения

- Методы и средства разработки программного обеспечения

- Выбор и обоснование выбора операционной системы

- Обоснование и выбор технических средств

- Техническое обеспечение

- Руководство пользователя

- Руководство программисту

- Руководство пользователя

- Руководство администратора

- Расчет стоимости разработки комплексной информационной автоматизированной системы кафедра

- Описание программного продукта

- Расчет себестоимости разработки программного продукта

- Расчет основной заработной платы разработчиков

- Расчет трудоемкости методом уточненной модели

- Расчет дополнительной заработной платы разработчиков

- Отчисления на социальные нужды

- Расходы на приобретение дополнительных средств ВТ и ПО

- Расходы по отладке программы

- Контрагентские расходы

- Безопасность и экологичность поекта

- Анализ опасных и вредных производственных факторов на рабочем месте инженера

- Микроклимат

- Освещение рабочей зоны

- Производственный шум

- Электромагнитные излучения

- Тяжесть и напряженность трудового процесса

- Меры по снижению и устранению опасных и вредных факторов

- Психофизиологические факторы

- Мероприятия по снижению повышенного уровня шума на рабочих местах

- Мероприятия по устранению недостаточной освещенности рабочей зоны

- Расчет искусственного освещения

- Расчёт освещения в помещении люминесцентными лампами

- Расчёт общего освещения производится методом коэффициента использования светового потока при установке люминесцентных ламп для производственного помещения

- Защита в чрезвычайных ситуациях

- Понятие устойчивости объекта

- Избыточное давление взрыва

- Оценка устойчивости объекта от ударной волны и степени поражения человека

- Степень поражения людей ударной волной Заключение

- Список использованных источников

- Приложение А

- Приложение Б

Список литературы

1. Дж. Мелони "PHP 4 в действии". - М.: Лучшие книги, 2002 - 400с.: ил.

2. Электронный документооборот - новый стандарт ведения бизнеса IТ News, N8, 11 мая 2004 г., Антон Бакулев, заместитель начальника лаборатории информационных систем МФТИ ГУ

3. Электронный документооборот: факты и рекомендации Cnews, 27 мая 2003, http://www.cnews.ru/newcom/index. shtml? 2003/05/27/144624.

4. Дополнительная информация о семействе продуктов Lotus Notes http://www.lotus.com/products/product4. nsf/wdocs/noteshomepage

5. Емельянов "Системы обработки документов. Основные компоненты". (Материалы сборника трудов Института системного анализа РАН, 2002 г. "Управление информационными потоками")

6. Рассчет затрат на разработку программного продукта. Методические указания. Сост. Рыбьякова О.И. - Омск: ОмГТУ, 1999. - 19 с.

7. ГОСТ 12.0.003-74. Опасные и вредные производственные факторы классификация. Введен в действие постановлением Госстандарта СССР от 18 ноября 1974 года N 2551- 18 с.

8. СанПиН 2.2.4 548-96. Гигиенические требования к микроклимату производственных помещений. Введен в действие с 01.10 96. М.: Изд. стандартов, 1996. - 15 с.

9. СНиП 23-05-95. Естественное и искусственное освещение. Введен в действие с 02.08.95. М.: Изд. стандартов, 1996. - 29 с.

10. СанПиН 2.2.2/2.4 1340-03. Гигиенические требования к персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы. Введен в действие с 30.06.03. М.: Изд. стандартов, 2003. - 15 с.

11. Защита от электромагнитного излучения. Методические указания к дипломному проектированию по курсу "Безопасность жизнедеятельности". Сост.В.П. Кузнецов, В.С. Сердюк. - Омск: ОмГТУ, 1998. - 26 с.

12. Производственное освещение. Методические указания к практическим занятиям и лабораторным работам по курсу "Безопасность жизнедеятельности". Сост.: Н.В. Горшенина, Л.Г. Стишенко. - Омск: ОмГТУ, 2001. - 28 с.

13. Защита в чрезвычайных ситуациях: Учеб. Пособие/ С.А. Ковалев, Н.Л. Пономарев, О.Н. Русак, В.С. Сердюк. Омск: ОмГТУ, 2003. - 400 с.

14. Мамиконов А.Г. Проектирование АСУ. - М.: Высшая школа, 1987. - 304с.

15. Шарина А. Язык SQL. - Спб.: Питер Пресс, 2001. - 592с.

16. Оутей М., Конте П. Эффективная работа: SQL Server 2000. - СПб.: БХВ - Санкт-Петербург, 2002. - 992с.

17. Технико-экономическая обоснование дипломных проектов Под ред.В.К. Беклешова. - М.: Высшая школа, 1991.